La dematerializzazione della carta è un passo fondamentale verso una gestione più efficace ed efficienta dei dati e dei documenti all’interno di un’organizzazione. Questa pratica comporta la conversione dei documenti cartacei in formato digitale, permettendo di ridurre significativamente l’uso di risorse fisiche, di semplificare i processi di lavoro e di migliorare la sicurezza dei dati.

Ecco alcuni motivi per cui la dematerializzazione della carta è importante e, dal punto di vista normativo, può essere più sicura rispetto alla carta:

1. Efficienza operativa: La gestione digitale dei documenti consente un’organizzazione e un recupero dei dati più rapidi ed efficienti rispetto ai sistemi cartacei. Questo si traduce in risparmi di tempo e in un miglior flusso di lavoro.
2. Riduzione dei costi: La conservazione dei documenti cartacei richiede spazio fisico e risorse per la gestione. La digitalizzazione dei documenti elimina questi costi, permettendo un notevole risparmio.
3. Sostenibilità ambientale: La digitalizzazione dei documenti contribuisce alla riduzione dell’uso di carta, sostenendo quindi le pratiche di sostenibilità ambientale.
4. Sicurezza e conformità normativa: I documenti digitali possono essere protetti con varie misure di sicurezza, come la crittografia, l’autenticazione e il backup. Questo riduce il rischio di perdita, furto o danneggiamento dei documenti. Inoltre, l’adozione di sistemi di gestione documentale digitale consente di garantire la conformità alle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati, come il GDPR in Europa. Questi sistemi possono tracciare l’accesso ai documenti, creare registri di audit e garantire che i dati personali siano gestiti in modo sicuro e conforme.
5. Accessibilità: Con la digitalizzazione, i documenti possono essere accessibili da qualsiasi luogo, facilitando il lavoro da remoto o da più sedi aziendali.
6. Conservazione a lungo termine: I documenti digitali, se correttamente gestiti, non si deteriorano nel tempo come i documenti cartacei. Questo ne facilita la conservazione a lungo termine.

In termini di normativa, è importante ricordare che in molti Paesi, inclusa l’Italia, i documenti digitali hanno lo stesso valore legale dei documenti cartacei, a condizione che siano rispettate certe condizioni, come l’uso di firme digitali e la conservazione digitale a norma.

È fondamentale, comunque, che l’implementazione di qualsiasi sistema di dematerializzazione venga condotta con attenzione, tenendo conto delle specifiche esigenze dell’organizzazione, e rispettando le normative in vigore.

Che strumento utilizzare per gestire i processi digitali e di dematerializzazione?

Arxivar è uno strumento molto potente per il processo di dematerializzazione della carta. Arxivar è una piattaforma di gestione documentale e dei processi di business che consente di digitalizzare, organizzare e gestire documenti e workflow all’interno di un’organizzazione.

Ecco come Arxivar può aiutare nel processo di dematerializzazione e alcuni esempi pratici:

1. Digitalizzazione e archiviazione dei documenti: Arxivar consente di digitalizzare documenti cartacei tramite scanner o altri mezzi, e di archiviarli in un sistema organizzato e facilmente ricercabile. Ad esempio, le fatture cartacee possono essere scansionate e caricate nel sistema, dove possono essere facilmente ritrovate utilizzando parole chiave o parametri di ricerca.
2. Automatizzazione dei processi di business: Con Arxivar, è possibile automatizzare una varietà di processi che tradizionalmente richiedono l’uso di carta. Ad esempio, il processo di approvazione delle spese, che solitamente richiede la compilazione e la firma di moduli cartacei, può essere completamente digitalizzato e automatizzato. Gli impiegati possono inviare le richieste di rimborso spese digitalmente, e i manager possono approvarle con un click.
3. Integrazione con altri sistemi: Arxivar può essere integrato con una serie di altri sistemi utilizzati all’interno di un’organizzazione, come sistemi ERP, CRM o di gestione delle risorse umane. Questo significa che i documenti e i dati possono essere facilmente trasferiti tra i vari sistemi, eliminando la necessità di duplicare le informazioni su carta. Ad esempio, i dati di un ordine di acquisto creato in un sistema ERP possono essere automaticamente trasferiti a Arxivar, eliminando la necessità di stampare e archiviare un documento cartaceo.
4. Firme digitali e conservazione a norma: Arxivar supporta l’uso di firme digitali, che hanno lo stesso valore legale delle firme su carta, ma sono molto più sicure. Inoltre, Arxivar consente la conservazione digitale a norma, garantendo che i documenti digitali siano conservati in modo sicuro e conforme alle normative vigenti.
5. Accesso sicuro e tracciabilità: Arxivar garantisce un accesso sicuro ai documenti, con la possibilità di impostare differenti livelli di permessi. Inoltre, ogni accesso o modifica a un documento è tracciato, fornendo un registro completo di chi ha fatto cosa e quando. Questo rappresenta un livello di sicurezza e tracciabilità che è spesso difficile da raggiungere con i documenti cartacei.

Arxivar rappresenta un valido alleato nel processo di dematerializzazione della carta, consentendo una gestione più efficace e sicura dei documenti e dei processi di business.